14 puntos de control que debes verificar antes de enviar tu campañas de correos en frío

Puedes controlar la capacidad de entrega de tu correo en frío. En el alcance saliente, es crucial saber cuántos de los correos enviados llegan realmente a las bandejas de entrada de tus clientes potenciales. Hay al menos 14 puntos en una lista de control de entregabilidad que puedes, y debes, revisar antes de iniciar tus campañas de correo electrónico en MailVibes.

Los hemos enumerado a continuación en tres categorías. Estoy seguro que ya los conoces, pero otros pueden ser nuevos para ti. Revisa la lista y comprueba si está haciendo todo lo posible para garantizar que sus correos en frío lleguen realmente a su destino.

Configuración del correo electrónico para tus campañas

La configuración de tu servidor y cuenta de correo electrónico es un factor importante que afecta a la capacidad de entrega de tu campaña. Igual es un factor que varios emisores de correo no prestan mucha atención al principio. No puedes permitirte el lujo de ignorarlo si quieres que tu alcance saliente se desarrolle sin problemas y sin cuellos de botella. Comprueba a qué debes prestar atención.

Sé que puede parecer abrumador a primera vista. No debes ignorar estos puntos sólo porque te puedan ser muy complicados o porque debas dedicar mucho tiempo. Nada te impide hacerlo, sólo deberías tener en cuenta que probablemente varios de tus correos serán rebotados y podrías ser baneado por tu proveedor de correos.

No hay una salida fácil. Tienes que tomar el control si quieres que tus correos no sean marcados como spam y puedan llegar a la bandeja de entrada.

Veamos cuales son los puntos de control para nuestras campañas de correos

Configura una cuenta de correo electrónico dedicada para tu campaña outbound

Estás enviando varios correos electrónicos desde tu cuenta de correo electrónico principal de empresa (correos electrónicos a tus compañeros de trabajo, amigos, clientes, socios, etc.). Tu equipo seguramente igual están generando correos utilizando sus direcciones con tu dominio (ivan@yourcompany.com, enrique@yourcompany.com, todos@yourcompany.com).

La verdad es que no puedes controlar por completo ni el número ni la calidad de todos los correos que salen de las direcciones de correo electrónico habituales de tu campaña en el dominio habitual de tu empresa. Y si tu objetivo es obtener una puntuación de entregabilidad de primera clase en el correo saliente, esta es una de las cosas más importantes que necesitas poder controlar: la reputación de tu dominio y de tus IPs.

Es debido a esto que los emisores de correos más experimentados tienen un dominio independiente y direcciones de correo para este dominio aparte, que podrán utilizarlos solamente para las campañas de correo electrónico. Cuando realizas esto, tienes el control total sobre la cantidad y calidad de los correos electrónicos enviados, y así podrás modificar de forma fácil la configuración de envío si es que superas las cuotas.

Cuando haces outbound debes estar listo y celebrar tus campañas exitosas pero también para aprender de tus fracasos. Experimentarás y probarás mucho. No es necesario arriesgar la reputación de tu dominio principal, por eso debes tener en cuenta lo mencionado en este artículo. Debes tener aparte un dominio el cuál te permitirá hacer pruebas de las variantes de tus campañas de correos.

Calienta las nuevas cuentas de correo electrónico para tus campañas

Una vez que tengas un dominio fresco y cuentas de correo electrónico recién configuradas para la campaña, necesitas calentarlas. ¿Qué significa esto? El hack trata de hacer pocos envíos al principio desde este dominio aparte, hazlo en diferentes momentos del día, responde alguno de estos correos para generar interacciones y parezca más natural. El chiste es generar una sensación de que estos correos se usan como cuentas de correos normales.

Las cuentas nuevas que usarás para tus campañas no deberían usarse para enviar grandes cantidades de correos electrónicos, ya que esto es lo que los spammers intentan hacer constantemente: crear una nueva cuenta de correo, hacer envíos masivos con la mayor información posible antes de ser bloqueado, olvidar las cuentas bloqueadas y crear nuevas cuentas para repetir nuevamente el proceso.

No hagas creer a tu proveedor de correos que eres un spammer. Debes empezar con pocos correos al día e ir incrementando el volumen de a poco. Es importante no pasarse del límite de correos que puedes enviar desde una dirección de correo al día. Recuerda que necesitarás parte de tu capacidad óptima de envío para los seguimientos. Lo verdaderamente importante es la calidad y no la cantidad. Tocaremos este punto en unos cuantos párrafos más abajo.

Verifica la reputación de tu dominio e IP

Esto es crucial para tus campañas y que debes validar, hablaremos de este proceso en detalle en otra entrada. Existen algunos softwares gratuitos que puedes encontrar en el internet y que te permitirán conocer la reputación de tu dominio y de la IP de tu servidor SMTP (el robot que envía tus correos electrónicos).

Por ejemplo, puedes pegar tu dominio o IP en Talos para comprobar si tu reputación es buena, neutral o mala. Igualmente conocerás, si tu SMTP ha sido puesto en la categoría correcta. Obtendrás mucha más información de Talos si pegas tu IP, así que si sólo puedes obtener ese número, házlo comprobar.

Si no estás seguro de cómo obtener la IP de tu servidor SMTP, consulta a tu desarrollador o administrador de dominio.

Configura tu SPF y DKIM

Estos son dos registros que necesitas añadir a la configuración de tu servidor de correo electrónico para asegurarte de que tus campañas no parecerán como spam para otros servidores de correo electrónico. No importa que no seas un experto tecnológico, puedes contactar siempre a tu proveedor de correos y pedirles ayuda para hacer la configuración.

Comprueba los límites de tu proveedor de correo electrónico

Cada proveedor de correo electrónico ofrece sus propios límites tanto por hora como por día para el número de mensajes enviados. Si te pasas de los límites, por lo general tu cuenta será bloqueada.

Gmail tiene diferentes límites para los envíos diarios que hacen las cuentas de correo gratuitas versus las cuentas pagadas. Pero este es sólo un proveedor de correo electrónico.

Si no usas Gmail para enviar correos

1. define quién es tu proveedor de correo electrónico y elige el que mejor se acomode a tus campañas de correos
2. consulta su sección de ayuda para conocer más acerca de los límites diarios que tienen;
3. Si en la página no hay información clara, entonces contacta directamente a tu proveedor y pregúntale por los límites diarios que tienen.

Contenido del correo electrónico

Las palabras, imágenes y enlaces de tus correos electrónicos pueden alarmar a los filtros de spam. También pueden irritar a tus destinatarios. Tanto las plataformas de correos como las personas que reciben tus correos podrán marcar como spam tus correos. Si recibes muchas denuncias de spam, tu dominio acabará en una lista negra, creeme que nos ha pasado y aunque puedes salir de ellas no es nada rápido. Por ello es muy importante que tus envíos sean de calidad para evitar actividades que te hagan ver como un spammer.

Comprueba si hay palabras de spam en tus campañas de correos

Ninguna de las partes de tu correo electrónico de tus campañas debe incluir palabras que suelen aparecer en las ofertas de correo electrónico de los spammers. Ten cuidado en particular con tus correos de venta. No intentes vender en ninguno de tus correos en frío o de seguimiento. Mantén los correos electrónicos en un tono personal. ¿Envías correos electrónicos a tus amigos utilizando expresiones como: «una vez en la vida», «oferta especial», «cien por cien gratis»? Sinceramente, lo dudo.

Pero estos son sólo ejemplos emblemáticos. Las listas de palabras que se utilizan para hacer spam incluyen algunas que nunca pensarías que fueran negativas para tu capacidad de entrega. Revisa los siguientes artículos para conocer varios de ejemplos:

1. 438 palabras que se usan para hacer spam que debes no utilizar por Ben Baggett
2. La lista definitiva de palabras que se usan para hacer SPAM de Hubspot por Karen Rubin

Claro que no irás a la papelera de spam cada vez que uses la palabra «marketing» en tus correos. Sino que lo importante es la frecuencia con la que usas estas palabras en tus correos. Siempre existirá una manera no tan comercial para explicar cómo funciona tu producto o servicio de forma. Intenta mostrar el valor real. En tu propuesta de valor, intenta responder de forma breve, pero específica, a la pregunta «¿qué le aportas a tu prospecto?»

Personaliza tus mensajes

Aquí tienes dos razones de la importancia de personalizar tus correos para aumentar la entregabilidad:

* Uno: los correos personalizados estarán enfocados en tus prospectos. No parecen egoístas ni molestos para el destinatario. A todos nos encanta leer sobre nosotros mismos. A todos nos interesa lo que los demás comentan sobre nuestro trabajo. Sobre todo, si es algo bueno. Para no caer en spam debes lograr que tus prospectos estén verdaderamente interesados en la información que contiene tu correo. Así lograrás que tus prospectos te respondan y quieran seguir la conversación.
* Dos: Al personalizar tus correos estos serán diferentes, inclusive utilizas exactamente la misma plantilla. Al enviar correos idénticos y en grandes cantidades harás que las plataformas de correos te marquen como spam incluso tu cuenta corre peligro de ser suspendida por tu proveedor de correo electrónico.

La mayoría de las herramientas de automatización de correo electrónico proporcionan un sistema para fusionar cierta información personalizada de tu base de contactos en tu plantilla de correo electrónico. En MailVibes, los llamamos «variables». Además de las variables estándar, debes incorporar algunas frases y párrafos anteriormente agregados a tu base de direcciones de correo, si tu objetivo es un alcance altamente personalizado.

¿Qué te han parecido los primeros puntos de control para las campañas de correos?

No rastrees los enlaces y las aperturas si no es necesario

Este es el proceso: validamos si el prospecto abre tu correo y para lograr esto adjuntamos una imagen muy pequeña a tu mensaje. Esta imagen pequeña (un píxel) se muestra cuando el correo es abierto, así el rastreador de aperturas obtiene la información de que esto ha sucedido.

El seguimiento de los enlaces en realidad cambia tu enlace nativo por otro, normalmente en otro dominio que el enlace original que pusiste en tu correo electrónico. Cuando se da clic en el enlace rastreado, este entrará primero la dirección del rastreo y posteriormente será dirigido a la dirección que quieres que vaya. Cabe resaltar que estos enlaces de redirección que te mandan a otro lugar serán sospechosos para las plataformas de correos.

Si rastreas enlaces, házlo bien

Debido a la naturaleza del proceso de rastreo de enlaces descrito anteriormente, si realmente necesitas rastrear enlaces en tus correos en frío, debes hacerlo bien. Además, ten en cuenta que demasiados enlaces distraerán la atención de tus clientes potenciales de la CTA.

Mantén la forma del correo electrónico lo más sencilla posible

Los correos que contienen sólo texto se verán más naturales para las plataformas de correos, ya que estos validan la cantidad texto, html e imágenes que contiene tu mensaje. Si tu correo tiene poco texto en comparación con el html y las imágenes entonces muy probablemente caerá en la papelera de spam.

Pule tu firma html

Puedes utilizar una firma en texto plano. En nuestra experiencia, muchos quieren usar una firma ejecutiva la cuál incluye una foto, el logo de la empresa, etc. No está prohibido utilizar este tipo de firmas sólo debes tener cuidado con el html de la firma, para validar que sea limpio.

Si estás usando una firma html ahora mismo, abre el modo </> html en la edición de tu campaña en MailVibes. Comprueba el aspecto de una firma html. Si el html no está bien estructurado y ocupa demasiado espacio en comparación con el texto de tu correo, entonces serás marcado como correo sospechoso.

Es una buena idea consultar a tu desarrollador y pedirle que eche un vistazo a tu pie de página html si estás utilizando uno. Pulir el html puede afectar positivamente a tu capacidad de entrega. También puedes probar una firma en texto plano.

Base de contactos

Tu capacidad de entrega depende muchísimo de la calidad y cantidad de contactos que hayas agregado a tu lista. Una base de contactos basura puede echar a perder incluso la mejor campaña de correo en frío en la que hayas trabajado.

Carga los contactos en lotes

Recoge contactos para una campaña específica. Comprar contactos sin saber que les podrás envíar es una pérdida de tiempo y no te funcionará. Tus campañas deben ser organizadas para una cantidad específica de contactos. No importa la cantidad, incluso puede ser una lista pequeña (de unos 20 o 50 correos) y verificar la efectividad de tu mensaje.

Cuida la calidad de los contactos

Por esto nunca debes comprar listas de contactos que tengan cientos de miles de datos. Debes cuidar la calidad de tus listas. Asegúrate de tener los datos correctos y validar que los correos estén debidamente verificados.

Utiliza herramientas para verificar y validar correos electrónicos. MailVibes también verificará las direcciones de correo electrónico de tus clientes potenciales antes de enviarlas.

Envía sólo a direcciones comerciales de particulares

Si en tu base de contactos tienes correos como: ivan@company.com, i.herrera@company.com, ivan.herrera@company.com, etc., puedes estar seguro de que tus mensajes llegarán directamente a la bandeja de entrada, que es donde realmente deberían llegar. Si envías tus correos electrónicos a info@company.com o ventas@company.com, las posibilidades de que tu mensaje sea leído y procesado se reducen drásticamente.

Tus mensajes de correo electrónico deben dirigirse a personas de una empresa, y estar personalizados para estas personas. Las personas que reciben los folletos pueden molestarse, y marcarte como un spammer.

Si haz hecho algo diferente para mejorar tus campañas, házmelo saber en los comentarios.

Looking for a tool to help you follow up with your emails? MailVibes enables true revenue at scale for your sales and marketing teams.