Come scrivere un’e-mail a freddo in 6 passi

Come scrivere un’e-mail a freddo in 6 passi



Un’e-mail a freddo deve essere breve, potente e intrigante per ottenere risposte. Pertanto, ogni parte di questo breve messaggio deve avere un significato e svolgere un ruolo cruciale nella comunicazione.

Noi di MailVibes abbiamo analizzato oltre centomila e-mail di vendita in uscita e abbiamo scoperto cosa determina se un messaggio avrà un alto tasso di risposta o se si bloccherà. Con le informazioni raccolte, abbiamo creato questi 5 passi fondamentali per scrivere e-mail fredde efficienti per le vendite.

Il copywriting delle e-mail a freddo è cambiato nel corso degli anni, quindi iniziamo con “cos’è un’e-mail a freddo” e poi continuiamo con come scrivere e-mail a freddo che vi aiuteranno a vendere….

Che cos’è l’e-mail a freddo?
Le e-mail a freddo sono un ottimo modo per stabilire e mantenere relazioni commerciali.

Pensate a come si sviluppano le relazioni commerciali offline per capire meglio di cosa si tratta. Le conversazioni sono alla base di tutto…

Ecco un possibile scenario: un venditore partecipa a una conferenza o a una fiera di settore per incontrare nuovi clienti. Durante l’evento, cerca occasioni per iniziare una conversazione. Ma il suo obiettivo non è presentare la sua offerta o vantarsi della sua azienda. Si vuole rompere il ghiaccio e iniziare un dialogo. Il vostro obiettivo è conoscere meglio l’attività dei vostri potenziali clienti e stabilire un rapporto con loro.
Le vendite in uscita seguono gli stessi principi. Le e-mail a freddo sono un mezzo per iniziare una conversazione nel mondo online. È un messaggio che inviate a una persona che molto probabilmente sa poco o nulla della vostra azienda. Dal momento che sentono parlare di voi per la prima volta, diciamo che si tratta di un lead “freddo”.
L’obiettivo di un’e-mail a freddo non è la conversione immediata, ma la costruzione di un rapporto da estraneo a partner commerciale. In altre parole, scaldare i potenziali clienti. Un po’ alla volta.

Come è cambiato l’approccio al cold emailing?
Il cold emailing ha fatto molta strada da quando è stato utilizzato per la prima volta nelle vendite. In passato, l’unico scopo del cold emailing era quello di presentare l’offerta. In genere, veniva inviato un unico messaggio generico a un ampio gruppo di potenziali clienti, senza alcuna personalizzazione o segmentazione.
Poiché il metodo era nuovo e non c’erano ancora molte persone che facevano affari via e-mail, questo approccio di vendita di massa funzionava molto bene come metodo di generazione di contatti. Ma più i messaggi copia-incolla inondavano le caselle di posta dei potenziali clienti, meno questo approccio diventava efficace. Le persone sono diventate sensibili al tono di vendita e alla natura generica delle e-mail a freddo.
L’approccio al cold emailing si è evoluto molto da allora. I messaggi con un tono di vendita aggressivo sono destinati a fallire. Inoltre, le e-mail impersonali e adatte a tutti non sono più efficaci.
Oggi si tratta di costruire una relazione con il potenziale cliente. Le e-mail a freddo devono concentrarsi sul destinatario, non sul vostro prodotto o servizio. Mettetevi nei loro panni. Fin dalla prima e-mail, il potenziale cliente deve avere la sensazione che voi comprendiate la sua attività e le sfide che essa comporta. Non saltate subito al sodo e chiudete l’affare. Lasciate invece che i vostri potenziali clienti vi parlino dei problemi che hanno nel loro lavoro quotidiano. Poi mostrate loro come questi processi possono essere migliorati o resi più efficienti.
La personalizzazione è la chiave per ottenere l’interesse dei potenziali clienti di oggi. Pertanto, anche la prospezione gioca un ruolo importante nel successo complessivo della vostra campagna di e-mail a freddo.
Inoltre, la personalizzazione consiste nell’individuare l’esatta risposta dei vostri potenziali clienti, nel progettare diverse versioni di un follow-up e nel definire un’azione scatenante che lo faccia risuonare.
Più conoscete i vostri potenziali clienti, più sarà facile per voi creare un messaggio perfettamente adatto al segmento di lead in questione.
Come scrivere un’e-mail a freddo?
Vi consiglio di seguire l’intera guida passo dopo passo e di scaricare la lista di controllo delle e-mail a freddo.

Passo 1: modificare la riga “da”.
Può sorprendere che la modifica della riga “da” sia un passaggio separato. Di solito lo impostiamo per un nuovo indirizzo e-mail e poi non ci facciamo più caso.
Tuttavia, la riga “da” fa parte di un’e-mail fredda tanto quanto il corpo, perché svolge un ruolo importante. Mostra i destinatari del messaggio wkmalivibesho esattamente inviato l’e-mail. È una parte che influisce sulla loro prima impressione. In seguito, decidono se aprire il messaggio e leggerlo o se metterlo nel cestino e dimenticarlo.
Ricordate che i vostri destinatari non vi conoscono ancora.
Poiché siamo estranei a loro, possono e probabilmente sospetteranno delle nostre e-mail. Una delle prime cose che notano quando guardano le nostre e-mail è la riga “da”. Possiamo guadagnarci la loro fiducia o spaventarli con la linea “da”. Se la prima impressione non è quella giusta, possono anche cancellare la nostra e-mail senza aprirla.
Pertanto, prima di inviare una nuova campagna di e-mail a freddo, è bene rivedere il contenuto della propria riga del mittente.
La linea “da” non è fissa. Possiamo modificarlo quando vogliamo. Ogni volta che inviamo una nuova campagna, possiamo combinare la forma della nostra riga “da” scegliendo una delle forme possibili.
Quali sono le possibili forme della linea “da”?
Esistono almeno 5 forme possibili della linea di partenza.
A. Nome (John)
B. Nome + Cognome (John Lenin)
C. Nome + Cognome, Titolo (George Washingtone, Responsabile Marketing)
D. Nome + Nome dell’azienda (Hapi su MailVibes.io)
E. Nome + Cognome + Nome dell’azienda (Hapi Alien su MailVibes.io)
La giusta linea “da” per la vostra campagna di cold outreach dipende dal contesto del vostro messaggio e dal vostro gruppo target, oltre che dall’obiettivo che volete raggiungere con la vostra e-mail, sia esso una collaborazione di marketing, un’attività di influencer outreach o un potenziale accordo di vendita.
Ci sono un paio di regole per scegliere la riga “da” migliore che soddisfi il vostro obiettivo e si adatti al contesto dell’e-mail e all’elenco dei contatti che riceveranno i vostri messaggi.
Regole da seguire quando si modifica una riga “da”:
Siate coerenti: non lasciate che il tono e lo stile differiscano dal resto delle vostre e-mail. Se utilizzate un tono informale per tutta l’e-mail, forse potete includere il nome di battesimo + il nome della società e siete a posto.
Considerate la prospettiva del vostro prospect: cosa si aspetterebbe di vedere nella sua casella di posta se fosse uno dei vostri prospect? Qual è il suo stile di comunicazione abituale? Cercate di imitare questo comportamento quando scrivete la vostra riga “da”.
Trovate la vostra linea che corrisponda alle aspettative dei vostri potenziali clienti: non seguite ciecamente i consigli che trovate sul web. Pensate a voi stessi. Conoscete meglio i vostri potenziali clienti e sapete cosa si aspettano di vedere.
Pensate a chi sono i vostri potenziali clienti più interessati a parlare: siate specifici al riguardo. Utilizzate queste informazioni per modificare la riga “da”.
Queste sono solo un paio di regole. Se avete ancora problemi, date un’occhiata al post separato sulla creazione delle righe “da”: Quale dovrebbe essere la riga “da” delle mie e-mail a freddo?
Potrebbe darvi maggiore chiarezza su cosa scrivere.
Passo 2: Scrivere un oggetto intrigante
L’oggetto di un’e-mail a freddo potrebbe essere considerato la chiave che apre la porta del nostro messaggio. I nostri potenziali clienti si fanno una prima idea di noi leggendo l’oggetto. Per questo motivo, dobbiamo fare in modo che sia un buon lavoro.
Un oggetto scritto male può rendere il destinatario prevenuto nei confronti nostri e della nostra e-mail. Potrebbe decidere di non aprire l’e-mail o, peggio, di contrassegnarla manualmente come SPAM, causando problemi di recapito.
Possiamo evitare queste situazioni se ci atteniamo a queste regole:
Considerate il punto di vista del vostro potenziale cliente: pensate a quale tipo di beneficio promette il vostro oggetto al potenziale cliente – cosa gli porta quando apre la vostra e-mail? Risponde alle sue esigenze o fa appello alla sua curiosità? Fate in modo che si parli di loro, non di voi.
personalizzatelo: anche in questo caso, l’oggetto non è il luogo adatto per l’autopromozione. Al contrario, è il luogo in cui dovete dimostrare al destinatario che avete pianificato con cura di contattarlo. Dovete rassicurarli sul fatto che non siete uno spammer che invia migliaia di e-mail identiche alle persone e aspetta di vedere cosa si attacca.
Intrigateli, ma non svelate ancora nulla. Sollecitare il loro interesse. Attirate la loro attenzione facendoli riflettere su un problema che potrebbero avere. Oppure provate a usare un po’ di adulazione per attirare la loro attenzione.
Siate umani: state scrivendo a un essere umano vivo e vegeto, quindi non diventate un bot. Evitate di sembrare “venditori” o troppo formali. L’oggetto deve avere un tono informale, amichevole e naturale. A meno che non sappiate come fare, provate a immaginare di rivolgervi a una persona specifica che conoscete, ad esempio un vostro collega.
collegarlo al resto dell’e-mail – questo si riferisce a tutti i punti precedenti. Qualsiasi cosa mettiate nell’oggetto, dovete collegarlo al resto del messaggio. Naturalmente, non cadete in una strategia di clickbait nella vostra riga dell’oggetto. Non farete altro che innervosire i vostri potenziali clienti.
Ecco ulteriori informazioni sulla scrittura dell’oggetto: Quale oggetto farà sì che i miei destinatari aprano la mia e-mail?
Quali sono alcuni buoni esempi di oggetto per le e-mail a freddo?
I migliori che abbiamo trovato su MailVibes sono:

{{FIRST_NAME}}, c’è un modo più efficiente per fare X
Ho un’idea su come migliorare il vostro X
Avete pensato di cambiare X?
Vuoi aumentare X in {{COMPANY}}?
Troverete altri esempi in questo post del blog: 15 migliori oggetti di email di vendita che abbiamo trovato >>.
Una cosa interessante che abbiamo notato è che questi oggetti seguono tre modelli di “necessità”. Si riferiscono alla necessità di miglioramento, cambiamento o innovazione del cliente. La personalizzazione e l’attenzione a ciò che conta di più per i potenziali clienti sono gli elementi che rendono queste righe di oggetto così efficaci.
Vi consiglio di effettuare un test A/B sulle vostre linee di oggetto per scoprire quale porta il tasso di apertura più alto. Ecco una guida passo passo su come effettuare un A/B test >>.
Come promemoria, dopo aver messo i puntini sulle i nelle vostre e-mail a freddo, MailVibes può aiutarvi inviando automaticamente i messaggi uno per uno. Quando si riceve una risposta, lo strumento si assicura che non vengano inviate altre e-mail. Potete testare le righe dell’oggetto e il testo delle e-mail per vedere cosa fa sì che i vostri contatti si impegnino con voi. Potete testare tutto gratuitamente qui.
Fase 3: Preparare un’introduzione intelligente alle e-mail a freddo
Subito dopo aver convinto il destinatario con la riga “da” e l’oggetto ad aprire il messaggio, siete a metà strada. Ora avete 3 secondi per catturare la loro attenzione e convincerli a leggere oltre le prime due righe. Ecco perché abbiamo bisogno di un’introduzione intrigante.
È difficile iniziare un’e-mail a freddo. Di solito parliamo di noi stessi e dell’azienda per cui lavoriamo. Può essere perché non sappiamo come iniziare o perché vogliamo disperatamente chiudere la vendita con la nostra prima e-mail. In questo modo, però, l’e-mail finisce nel cestino.
Come scrivere un’e-mail di presentazione a freddo?
L’introduzione di un’e-mail fredda non dovrebbe essere più lunga di 2 o 3 frasi. Non deve presentare noi o la nostra azienda al potenziale cliente. Si riferisce invece al destinatario del messaggio, alla sua esperienza, ai suoi successi, al suo lavoro e alla sua azienda. È così che catturiamo la loro attenzione.
Un pizzico di lusinga può essere la strada da percorrere. Ma non esagerate. Rivendicare tutte le loro attività recenti è esagerato.
Non essere nemmeno uno stalker. Non cercate informazioni sulla loro famiglia. Rimanere nella sfera professionale.
Potete anche usare quelle poche frasi nell’introduzione dell’e-mail a freddo per fare una parte in cui chiedete ai clienti i loro problemi. O meglio, potete parlare di quelli che avete notato che hanno e di cui potete occuparvi.
Soprattutto, trattate l’introduzione come un’opportunità per dimostrare ai vostri potenziali clienti che hanno ricevuto il messaggio proprio perché avete deciso di contattarli. Avete fatto i compiti a casa. Non avete deciso di contattarli per capriccio. Sei stato deliberato al riguardo.
Per questo motivo, prima di scrivere un’e-mail a freddo, dovremmo dedicare del tempo alla ricerca dell’azienda.
Se è ancora complicato e non sapete come iniziare la vostra e-mail a freddo, potreste trovare utile questo: Introduzione alle e-mail a freddo o Come devo iniziare il mio messaggio? >>

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Fase 4: Proporre un valore nella vostra presentazione
Arriva la parte in cui si dice al destinatario del messaggio cosa si vuole da lui, ovvero il cosiddetto pitch.
Come scrivere un buon messaggio di posta elettronica a freddo?
Sappiamo che dovremmo avere a portata di mano una formula preparata che utilizzeremo ogni volta che parleremo del prodotto/servizio che offriamo. Dobbiamo arricchire il tutto con i vantaggi, in modo che un potenziale acquirente abbia un’idea chiara di ciò che stiamo vendendo. Tuttavia, questo non è l’approccio migliore quando si scrive un’e-mail a freddo.
Evitare la vendita
In un’e-mail di vendita B2B, dobbiamo essere sottili con la nostra proposta. Non lo scriviamo per chiudere l’ennesima vendita. Lo scriviamo per avviare una relazione commerciale unica con un potenziale acquirente. E questo richiede un approccio personale.
Quando scriviamo una presentazione standard, l’unico tipo di risposta che evocheremo nella mente dei nostri potenziali clienti è “Buon per te”.
In altre parole, li lascerà indifferenti. Così come li abbiamo trovati. A loro non interessa, perché dovrebbero interessarsi di un estraneo e dei suoi affari?
Cercate invece di mettere i vostri potenziali clienti al centro della vostra presentazione. Fornite quanto più valore possibile. Scoprite quali problemi potrebbero avere e come potete aiutarli. Usate la narrazione per mostrare loro come potete alleviare questi problemi. Mostrate loro che siete qui per aiutare e imparare.
Parlate dei vantaggi, non delle caratteristiche.
Non elencate le caratteristiche del prodotto. Smettete di scrivere del valore che offre. Evidenziate i vantaggi che il vostro potenziale cliente può ottenere. Ricordate di essere specifici. Vantaggi troppo vaghi diluiscono il messaggio.
All’inizio può essere difficile, ma quando vi metterete davvero nei panni del cliente, lo sentirete. Ecco alcuni suggerimenti per cambiare la prospettiva con degli esempi:Caratteristiche vs. Vantaggi – Come si presenta il prodotto in una e-mail a freddo?
Un’altra cosa è che un pitch deve essere perfettamente collegato alla parte precedente della vostra e-mail. Dovrebbe sembrare la naturale continuazione di una normale conversazione. Evitate a tutti i costi di essere monchi e venditori.
Ecco ulteriori informazioni su come farlo: Proposta di valore – Come faccio a dire al mio destinatario cosa voglio da lui? >>
Passo 5: Concludere l’e-mail fredda con un invito all’azione
Hai quasi finito. Dovete solo scrivere una chiamata all’azione (CTA) che persuada i vostri potenziali clienti a fare ciò che volete che facciano con la vostra e-mail fredda. Potrebbe trattarsi di programmare una conversazione su Skype, di darvi un feedback, di rispondervi, ecc. Tutto ciò che siete disposti a fare. Qualunque sia l’azione che volete che compiano. Mantenete un linguaggio semplice e diretto.
Per assicurarsi che i destinatari agiscano, la CTA deve:
Esprimere lo scopo dell’email: la CTA deve rendere chiaro lo scopo dell’email in una sola frase. In altre parole, deve mostrare chiaramente al destinatario cosa volete che faccia.
Mantenere un linguaggio breve e diretto: la CTA non dovrebbe essere più lunga di una frase. Dovrebbe essere il più sintetico possibile. Inoltre, non deve essere sfocato.
Chiedete qualcosa che il vostro potenziale cliente può fare subito.
Non chiedete troppo: una richiesta di una semplice azione o di una risposta rapida probabilmente funzionerà meglio di un invito per una telefonata di 30 minuti. Iniziare in piccolo. Anche se prima o poi invitate i vostri potenziali clienti a un incontro, la prima e-mail che ricevono da voi potrebbe non essere il posto giusto per farlo.
 
 
Trovate alcune idee di CTA in questo post: La CTA perfetta, o Come uccidere le mie e-mail a freddo >>.
Fase 6: perfezionare la firma delle e-mail a freddo
E infine, ma non meno importante, la firma, spesso e volentieri ignorata. La firma è parte integrante del nostro messaggio e non possiamo ignorarla. Deve dire al destinatario chi siamo e dove può trovare maggiori informazioni su di noi e/o sulla nostra azienda.
Una firma ben costruita può aiutarci ad accorciare il corpo dell’e-mail e a rendere il messaggio più digeribile e focalizzato sul destinatario.
È possibile creare una firma di questo tipo con il nostro generatore gratuito di firme e-mail. Tutti i modelli sono consegnabili, il che significa niente HTML disordinato che può inviare le vostre e-mail allo spam.
Alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si crea la propria firma e-mail:
Assicuratevi che vi faccia sembrare affidabili: troppe poche informazioni e nessun indizio su dove trovarvi ridurranno sicuramente le vostre possibilità di ottenere una risposta.
Includere solo le informazioni necessarie: eliminare le informazioni che occupano solo spazio, ma non aggiungono molto valore. A volte il numero di telefono può essere fondamentale, ma altre volte è del tutto superfluo. Pensate all’utilità di ogni informazione contenuta nella firma. Eliminate quelli inutili per la vostra campagna e-mail.
Se decidete di usare l’HTML, assicuratevi che sia pulito: una firma HTML disordinata può causare problemi di recapito. Questo perché il messaggio è breve. Se la firma include molto HTML, il rapporto tra testo e HTML può risultare alterato. Se non avete nessuno che possa esaminare l’HTML della vostra firma e ripulirlo, è più sicuro optare per una firma in testo semplice. Oppure potete utilizzare il nostro generatore di firme: ci assicuriamo che il codice sia pulito.
Qualche tempo fa ho dedicato un po’ di tempo alla mia firma, quindi potete cliccare sul seguente link per vedere cosa ho elaborato allora: Una piccola grande cosa – cosa metto nella mia firma e-mail? >>
Se volete vedere altri buoni esempi di firme di email di vendita, leggete questo articolo: Le migliori firme di email di vendita: vediamo cosa le rende efficaci >>.
Quanto deve durare un’e-mail a freddo?
Dovrebbe essere breve, e con questo intendo 2-5 frasi di non più di 200 parole in totale. I dati suggeriscono che il numero ottimale è di 50-125 parole.
È tutto ciò che serve per suscitare l’interesse di qualcuno e iniziare una conversazione.
Difficilmente qualcuno leggerebbe una lunga e-mail proveniente da uno sconosciuto, eppure molte persone continuano a inviare lunghi discorsi che descrivono la loro azienda e il loro prodotto o servizio.
Rispettate il tempo dei vostri potenziali clienti. Siate brevi.
Come si fa a dare seguito a un’e-mail fredda?
Anche un’e-mail a freddo perfettamente formulata potrebbe non essere sufficiente ad attirare i vostri potenziali clienti. A volte possono perdere l’e-mail o dimenticare di rispondere. Oppure semplicemente non si sentono abbastanza interessati da organizzare una telefonata con voi. Ma non preoccupatevi, è del tutto normale. È per questo che bisogna sempre fare un follow-up dopo che non si è ricevuta una risposta.
Un’email di follow-up è d’obbligo nella vostra strategia di cold email, ma il numero ottimale è di due o tre. Cercate di non trattare le e-mail di follow-up come promemoria dell’attesa di una risposta da parte del potenziale cliente. Aggiungete un valore aggiunto: linkate un caso di studio interessante o invitate i potenziali clienti a un prossimo webinar.
Per sapere come scrivere un’email di follow-up con degli esempi, cliccate qui: Come scrivere un’email di follow-up per le vendite?
Ok, ma inviare una singola e-mail personalizzata a freddo a, ad esempio, 50 contatti al giorno sembra un lavoro enorme, per non parlare del follow-up e della risposta.
In effetti, gestire tutto questo manualmente su larga scala è un incubo (io l’ho fatto). Fortunatamente è possibile automatizzare questo processo e semplificarsi la vita.
Come inviare la prima campagna di e-mail a freddo
Quando si inviano e-mail automatiche a freddo, è necessario uno strumento facile da usare e intuitivo, come MailVibes.
Per iniziare è necessario
un piccolo elenco di potenziali clienti
un indirizzo e-mail che si riscalda
un account di prova MailVibes Cold Email
Una volta creato un account e collegata la casella di posta elettronica:
1. Creare una nuova campagna
Fare clic su AGGIUNGI CAMPAGNA per iniziare.
2. Aggiungere il nome della campagna
…e scegliere l’indirizzo e-mail da cui inviare il messaggio.
3. Impostare il limite di invio
Cliccate sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra e specificate quanti potenziali clienti volete contattare al giorno. Vi consiglio di iniziare con un numero massimo di 50: ciò significa che in questa campagna verranno contattate 50 nuove persone in un giorno (il limite non include i follow-up).
 
E già che ci siete, controllate il fuso orario del vostro lead, se disponibile, se il vostro elenco di lead comprende dei Paesi. Ora i vostri contatti riceveranno il messaggio con un fuso orario adattato alle loro ore di veglia, non al nostro fuso orario.
nostro.

Scrivete l’oggetto e il contenuto dell’e-mail. Dopo aver letto questo post, saprete come scriverli in modo da catturare l’attenzione dei vostri destinatari.
Utilizzate gli snippet per personalizzare i vostri messaggi. In questo modo, ogni potenziale cliente avrà la sensazione che la vostra e-mail sia rilevante per lui.
5. Programmare l’orario di invio
Decidete quando volete che le vostre e-mail vengano inviate spuntando le caselle accanto all’editor di e-mail.
6. Aggiungere i follow-up
Non ignorate i follow-up: sono la vostra occasione per ottenere fino al 22% di risposte in più. Per aggiungere i follow-up, fare clic su AGGIUNGI FASE e seguire i passaggi #4 e #5, lasciando l’oggetto vuoto per inviarli nello stesso thread di e-mail.
Quando qualcuno risponde, MailVibes interrompe automaticamente la sequenza per quel lead.
7. Aggiungete il vostro elenco di contatti
A questo punto è possibile importare i dati da un file, aggiungere i contatti manualmente o utilizzare una delle nostre integrazioni con i più diffusi strumenti di prospezione o con Google Sheets.
8. Inviare una campagna di prova
Andate in OVERVIEW e inviate una campagna di prova per assicurarvi che le e-mail abbiano un bell’aspetto e che tutti i link inseriti funzionino.
9. Premere RUN per avviare
… e avete appena iniziato la vostra prima campagna di e-mail a freddo su MailVibes. Ti avevo detto che era facile.
10. Controllare i risultati
Controllare l’andamento della campagna nella vista STATISTICHE.
Provate:

Aumentate il ROI delle vostre e-mail a freddo con MailVibes.
Email di lavoro Formato email non valido
Iniziare la prova gratuita

Siete pronti per iniziare?
Le e-mail fredde, brevi e altamente personalizzate, dedicate a un pubblico specifico, sono un ottimo modo per avviare nuove relazioni commerciali e ottenere più lead per la vostra azienda. E se aggiungete una sequenza di follow-up automatici, avrete una macchina per la generazione di lead piuttosto potente.
Spero che i miei suggerimenti vi aiutino a scrivere e-mail a freddo che colpiscano nel segno. Buona fortuna.